رئیس گروه فناوری اطلاعات شرکت آب منطقه‌ای خراسان رضوی:

به گزارش روابط عمومی شرکت آب منطقه‌ای خراسان رضوی، ابراهیم قندهاری با اشاره به راه اندازی این سامانه اظهار کرد: در راستای کاهش هزینه‌ها و کاهش مخاطرات ناشی از ویروس کرونا در برگزاری جلسات حضوری، از ابتدای سال جاری، سامانه جلسات مجازی شرکت بر روی سرور اختصاصی نصب و راه‌اندازی شد.

وی افزود: با توجه به اینکه تمامی امورهای منابع آب شهرستان‌های زیرمجموعه و سالن جلسات ساختمان ستادی به زیرساخت‌ها و تجهیزات‌ لازم و با کیفیت مناسب شامل سیستم کنفرانس صوتی، وب کم، میکروفن، اسپیکر، بستر ارتباطی و نمایشگر تجهیز شده‌اند، امکان برگزاری تمامی جلسات بر روی بسترهای ارتباطی اختصاصی و امن شرکت فراهم است.

وی با تشریح وضعیت موجود افزود: وضعیت کنونی جامعه که ناشی از همه‌گیری ویروس کرونا است، منجر به ایجاد شرایطی شده که شکل اجرایی فرآیندهای برخی امور را به اجبار تغییر داده است. این شرایط پر مخاطره، فرصت‌هایی را بوجود آورده که از آن جمله می‌توان به تغییر شکل و شیوه برگزاری جلسه‌های درون یا برون سازمانی اشاره کرد.

رئیس گروه فناوری اطلاعات شرکت آب منطقه‌ای خراسان رضوی عنوان کرد: تاکنون مرسوم بوده است که جلسه‌ها با حضور اعضا در یک اجتماع خاص و با تمهیدات لازم برگزار شود که هزینه‌هایی نظیر ایاب و ذهاب، پذیرایی، مستندسازی و نیز مشکلاتی نظیر نبود امکان حضور تمامی کارشناسان و مدیران مرتبط با توجه به محدودیت‌های ظرفیت مکانی محل برگزاری جلسه و هزینه‌های مرتبط با آن را شامل می‌شده است.

وی ادامه داد: حال با شرایط موجود، فرصتی پیش آمده که جلسه‌ها به‌صورت مجازی و از طریق سیستم‌های ویدیو کنفرانس برگزار شود که حاصل آن صرفه‌جویی در زمان و هزینه افزایش بهره‌وری نیروی انسانی، امکان‌ مشارکت تعداد افراد مرتبط بیشتر در جلسه و سهولت دسترسی به اطلاعات و مستندات مورد نیاز مرتبط با هر موضوع در جلسه است.

 قندهاری ادامه داد: در حال حاضر علاوه‌بر برگزاری جلسات درون سازمانی و بین‌سازمانی که طی یک فرآیند درخواست تمام الکترونیکی صورت می‌گیرد؛ جلسات ملاقات عمومی مدیرعامل شرکت با اریاب رجوع و متقاضیان نیز به‌صورت مجازی برگزار می‌شود و متقاضیان می‌توانند پس از ثبت درخواست الکترونیکی خود از طریق پرتال شرکت، بدون نیاز به مرکز استان و حوزه ستادی شرکت، با حضور در محل اداره منابع آب شهرستان، مدیرعامل یا معاونان شرکت ملاقات مجازی داشته باشند.

وی بیان کرد: این قابلیت علاوه‌بر کاهش مخاطرات جاده‌ای برای ارباب رجوع، هم‌راستا با دستورالعمل‌های مقابله با ویروس کرونا بوده و با توجه به آمار موجود از متقاضیان ملاقات حضوری در شرکت، حداقل صرفه‌جویی هزینه سالانه بالغ‌بر 500 میلیون ریال برای مراجعین را به همراه دارد و با توجه به عدم نیاز به حضور وی، زمان بیشتری برای مدیریت سایر امور روزانه خود نیز در اختیار خواهند داشت.

رئیس گروه فناوری اطلاعات شرکت آب منطقه‌ای خراسان رضوی اظهار کرد: از ابتدای سال جاری تا پایان دی‌ ماه، تعداد 180 جلسه به‌صورت مجازی و از طریق سامانه اختصاصی شرکت برگزار شده است که علاوه‌بر قابلیت‌ها و مزایای یاد شده، صرفه‌جویی هزینه بالغ‌بر 6 هزارو 500 میلیون ریال (650 میلیون تومان) را در پی داشته است.

قندهاری ادامه داد: در حال حاضر برگزاری جلسه‌ها با محوریت حوزه فناوری اطلاعات شرکت انجام می‌شود که در آینده نزدیک با برنامه‌ریزی صحیح و تعیین الگوی مناسب برای برگزاری جلسات، آموزش افراد در حوزه‌های مختلف شرکت، توسعه زیرساخت و تأمین تجهیزات لازم برای سطوح مختلف مدیریتی، در راستای افزایش بهره‌وری، صرفه‌جویی در هزینه‌ها و مدیریت زمان، امکان برگزاری تمامی جلسات شرکت به‌صورت مجازی و با مدیریت خود حوزه‌ها را فراهم آوریم.